Если говорить о системе управления знаниями (сокращенная аббревиатуре KMS), то под ней понимается любой инструмент, который используют компании для организации информации и сохранения ее таким образом, чтобы все сотрудники имели возможность легко получить доступ к ней через интернет и локальные сети и изучить досконально.
Такой информацией может быть все что угодно: от часто задаваемых вопросов (FAQ) до руководств, гайдов, статей, инструкций, регламентов, правил и т.д. Любая компания должна стремиться иметь собственную систему управления знаниями не только для того, чтобы повышать квалификацию сотрудников, но и для обучения клиентов или всех, кому требуются сведения, касающиеся их продуктов, ценностей или же услуг. Все они сталкиваются с различными проблемами, связанными с компанией ежедневно. Следовательно, в любой момент нуждаются в том, чтобы вы дали им необходимую информацию или оказали помощь.
Какие виды систем управления знаниями существуют?
Система управления знаниями (или же KMS) может быть представлена в виде трех разных типов. Рассмотрим их подробнее.
Общекорпоративные системы управления знаниями
При использовании общекорпоративной системы управления знаниями компания может теперь сосредоточиться на оптимизации своих бизнес-процессов, а не тратить время на бездумный поиск информации. Все, на что вы бы потратили свое время уже собрано и распространено за вас. Это предоставляет работникам возможность беспрепятственного доступа и пользования знаниями.
Общекорпоративная система управления знаниями в масштабах компании может быть представлена в виде трех типов: Это структурированная и полуструктурированная системы знаний, а также сеть знаний. Давайте рассмотрим их более подробно.
-
Структурированные системы знаний. Это упорядоченная система знаний, которую постоянно требуется поддерживать эффективной и актуальной. Вся информация в ней зафиксирована с помощью определенных инструментов или баз данных. А что касается самой информации, то она сортируется по различным критериям. Это может быть всё что угодно: от процедур и методов до отчетов об исследованиях, технических документов, тематических исследований. Сюда также может входить и информация о работниках компании, руководителях, инвесторах и акционерах.
-
Полуструктурированные системы знаний. Предполагается, что данные системы знаний включают в себя различные знания в области бизнеса, которые не представлены в официальных документах. Для организации, отслеживания и хранения этих знаний можно пользоваться различными программами.
-
Системы сети знаний. Данные системы несут ответственность за преобразование неструктурированных и незафиксированных знаний в явные знания с помощью сетевых систем. Благодаря этому они будут эффективно размещены и сохранены в базе данных.
Системы работы со знаниями
Компании также внедряют у себя системы работы со знаниями, для того чтобы позволить определенным видам работников (дизайнеры, архитекторы, аналитики или разработчики) генерировать новые идеи и создавать различные инновационные решения.
Интеллектуальные методы
С помощью развитых в наше время технологий искусственного интеллекта в компаниях собираются уникальные данные обо всех работниках, что, несомненно расширит имеющуюся базу знаний.
Данные группы методов включают в себя:
-
исследования и понимание того, какие проблемы в компании существуют и какой информации не хватает;
-
налаживание коммуникации в коллективе;
-
организацию эффективного управления обучением персонала;
-
различные базы знаний.
Компания выбирает подходящий для себя вид системы управления знаниями исходя из всех характеристик, а также при учете основных элементов управления знаниями: людей и процессов, технологий, структуры управления.