Стоимость всех нововведений, которые постепенно вступают в силу при переходе на электронный документооборот (ЭДО), волнует многих руководителей компаний. Какие возможности ожидают их в перспективе? Будут ли они стоить вложенных средств? Можно ли внедрить ЭДО бесплатно или же скачать ЭДО?
Есть ли абсолютно бесплатные системы ЭДО?
Обычно все системы электронного документооборота – для внедрения делопроизводства как внутри компании, так и для работы с контрагентами, являются платными. Это связано с тем, что компании-разработчики таких программ и сервисов создают новые продукты и постоянно обновляют уже существующие. Они тратят большие деньги на поддержку и обслуживание систем ЭДО, привлекают к этому экспертов.
Это же относится к операторам электронного документооборота. Те компании, которые предоставляют услугу по обмену юридически значимыми электронными документами, и обеспечивают грамотный документооборот, тратят большие деньги на технологии, кадры, правовое обеспечение.
Основные задачи операторов ЭДО:
-
организовать грамотный и быстрый процесс передачи электронных документов;
-
обеспечить безопасность данных;
-
подтвердить юридическую силу документов;
-
провести проверку на подлинность данных о всех членах ЭДО;
-
сохранять всю историю изменений документов;
-
хранить файлы весь срок, зафиксированный законодательством;
-
при необходимости - обеспечить независимое разрешение спорных вопросов.
Для выполнения всех этих задач, оператору ЭДО необходимо получить специальные лицензии, в том числе и на право предоставления таких услуг, работу с сертификатами электронной подписи или средствами шифрования. Кроме того, необходимо постоянно обновлять имеющиеся технические ресурсы.
Новый программный документ в сфере КЭДО - это Концепция развития электронного взаимодействия по документарным операциям. Она устанавливает дополнительные требования к работе операторов ЭДО, особенно в части хранения документации.
Данная концепция будет обеспечивать:
-
сохранение документов, подписанных ЭП, вместе со всеми полномочиями подписанта;
-
работу программы для визуализации документации;
-
возможность представления файла из информационной системы оператора третьей стороне;
-
ответственность за сохранность электронных документов;
-
документы, которые были удалены - передаются на хранение в Федеральное архивное агентство другим операторами, либо самим собственникам.
Таким образом, такая ситуация на рынке программ и операторов ЭДО не предусматривает появление бесплатных полноценных сервисов ЭДО. Обычно все программные решения бесплатны только условно - они имеют ограничения по количеству пользователей, документов или доступны только в течении некоторого пробного периода. Также есть такие системы ЭДО, которые предлагают бесплатную демоверсию для того, чтобы компания могла оценить их продукт.
Тем самым, при переходе к электронном документообороту бизнес часто останавливаются затраты. Не всем по карману будет стоимость внедрения ЭДО.
Хотите получить удобную и отличную систему ЭДО, с отличным функционалом, грамотными настройками, облачным архивом и бесплатной демоверсией? Предлагаем вам такой сервис, как "Добыто”. С его помощью вы с нуля сможете организовать грамотную систему управления кадрами и обмен любой документацией между сотрудниками и подразделениями компании. В сервисе находится также модуль - база данных на основе искусственного интеллекта.
Спешите получить бесплатную демоверсию! Для этого просто напишите нам info@dobyto.ru или позвоните 8-499-302-31-83.